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一、会客系统分为4个客户端

数据库的管理、系统权限的分配、字典项设置、原始数据的录入、综合查询、打印输出等；

登记、修改、删除预约来访人员，来访车辆等信息；与验证客户端进行消息确认；通过内网计算机与其他客户端进行实时语音交互等；

视频抓拍、证件扫描、临时来访人员其他信息登记、修改、删除；与验证客户端进行消息确认；通过内网计算机与其他客户端进行实时语音交互等；

与预约和临时登记客户端进行消息的确认；欲来访人员的信息显示；已来访人员信息的查询，注销；其他通知的显示和确认；通过内网计算机与其他客户端进行实时语音交互等。该客户端安装在室外查询机上，按钮的设计应该便于通过触摸屏进行操作。

二、管理流程分为预约来访管理和临时来访管理两种流程

1. 预约来访管理流程：

   预约来访管理流程分为带车来访人员管理和步行来访人员管理。

   1. 带车来访人员管理：

      当访客与内部人员约好某日到访，被访人员将电话通知预约登记点，登记点值班登记人员将来访者的信息（来访者姓名、来访时间、车号（可添加多个车号）、人 数、被访者姓名、部门、进入的区域等）通过预约登记客户端录入登记到计算机上。 执勤人员确认信息录入无误后点击“确认增加”按钮，此时预约登记计算机将该信息暂时保存到预约登记界面的文本框中，同时将信息发送到相应各室外验证点客户 端上，等待各点确认并返回确认消息。相应的室外验证客户端将在显示屏上弹出一确认对话框，同时以声音的方式（比如“有一条新消息”等）通知验证点的执勤人 员，执勤人员听到或看到该消息后通过触摸屏点击此消息，该对话框消失，此消息记入到访日信息栏，同时发一个反馈信息给发信息的预约登记计算机。如果执勤人 员没有及时对该消息进行回复，此时登记人员将通过计算机之间的语音系统，通过实时语音与执勤人员沟通，询问没有回复的原因。 当所有应该收到信息的验证机都反馈给预约登记计算机信息后，预约登记计算机上该预约信息正式保存，此预约登记过程完成。 预约的车辆按预约的时间来访经过验证点时，士兵根据验证机显示信息或自己的记忆判断预约车辆的合法性，主观判断是否放行。同时通过点击该预约车辆的记录， 消除该记录，将来访的时间自动记录到数据库中。当带车来的预约来访者需进入办公大楼时会客时，需在办公大楼的执勤处出示有效身份证明证件，待执勤人员通过 身旁验证客户端核实合法后，访客可以进入该区域。

   2. 步行来访人员管理

      预约的人员步行来访时，到大门登记室，经过预约登记信息的查询确认身份后，换取可通行区域的“示意牌”（分两种不同的牌，分别表示可以进入不同级别的区 域），然后步行进入访问区域。访客经过安全级别低的区域，进而进入安全级别更高区域时，只要出示合法“示意牌”，便可以通过该区域，最终到达访问区域时将 “示意牌”交到该区域执勤人员处，待执勤人员通过身旁验证客户端核实合法后，访客可以进入该区。

2. 临时来访管理流程：

   临时来访人员的管理流程分为带车来访和步行来访两种情况。

   1. 带车来访人员管理：

      带车临时来访人员需到大门登记处经过执勤登记人员和被访者确认后，对允许进入者，执勤登记人员通过临时登记客户端登记来访人员信息，该信息暂时保存并且发 送到相应的室外验证客户端等待确认，经过相应室外站岗人员的确认收到消息，并且收到反馈消息后（同预约来访信息确认一样），此次临时登记过程完成。如果执 勤人员没有及时对该消息进行回复，此时登记人员将通过计算机之间的语音系统，通过实时语音与执勤人员沟通，询问没有回复的原因。 此时带车的来访者与开车预约来访人员管理方式一样。

   2. 步行来访人员管理：

      步行临时来访人员同样需到大门登记处经过执勤登记人员和被访者确认后，对允许进入者，执勤登记人员登记来访人员信息经过相应室外站岗人员的确认收到消息， 并且收到反馈消息后（同预约来访信息确认一样），暂扣来访者的有效证件，并且发给来访者相应的“示意牌”，此次临时登记过程完成。如果执勤人员没有及时对 该消息进行回复，此时登记人员将通过计算机之间的语音系统，通过实时语音与执勤人员沟通，询问没有回复的原因。 此时临时来访者的通行方式同步行预约来访人员的管理方式一样。